Funktionsbeschreibung Listen, Stempel und Suchen Klient
Sämtliche Funktionen, die hier beschrieben werden beziehen sich auf Dokumente, die bereits im Archiv gespeichert wurden. Dokumente, die sich im Briefkorb befinden, sind davon nicht betroffen.
Listen
Folgende Listen wurden für ihr Docuware-System eingerichtet
- Buchhaltung – Neue Belege prüfen
Hier sind alle Neu eingelangten bzw. aus dem Briefkorb abgelegten Dokumente
zu sehen.
Diese Dokumente wurden noch nicht geprüft und wurden noch nicht an den Steuerberater übergeben.
- Buchhaltung – geprüfte Belege
Diese wurden bereits durch sie mit dem Stempel „geprüft" versehen und aber auch noch nicht an den Steuerberater übergeben
- Buchhaltung – Belege beim Steuerberater
Diese Liste zeigt alle Belege, welche bereits an den Steuerberater übergeben wurden.
- Buchhaltung – Wiedervorlagen
Sollten sie auf eines ihrer Belege einen Wiedervorlagestempel gesetzt haben, so erscheint ein Dokument in dieser Liste, wenn das Wiedervorlagedatum erreicht wurde.
Info: Zusätzlich werden sie auch per Mail daran erinnert.
- <Ihre Kundennummer> Wiedervorlagen
An der roten Farbe zu erkennen ist, dass es sich hierbei um ihr „privates" Archiv handelt, in welches NIEMAND sonst Zugriff hat. Auch auf Dokumente in ihrem privaten Archiv können sie Wiedervorlagen erstellen. Diese sind dann auch hier ersichtlich
Stempel
Sie können auf Dokumente einen Stempel anbringen, der dann je nachdem um welchen Stempel es sich handelt eine Veränderung auslöst.
Klicken sie in einer Liste einfach einen beliebigen Beleg doppelt an und sie sehen den Beleg im rechten Teil des Docuware-Fensters dargestellt.
Einen Stempel können sie im rechts oben befindlichen Stempel Menü auswählen:
- Stempel geprüft
Dadurch verschwindet das Dokument aus der Liste „neue Belge prüfen". Durch das Stempeln mit diesem Stempel ist das Dokument dann „geprüft".
- Stempel „bezahlt + STB übergeben"
Dadurch verschwindet das Dokument in die Liste „Belege beim Steuerberater".
Das Dokument kann nun vom Steuerberater bearbeitet werden. Der Steuerberater sieht dass das Dokument „übergeben" wurde.
- Stempel „an STB übergeben"
Sollte man einen Beleg (zb Bankbeleg oder sonstigen Beleg) einfach nur an den Steuerberater übergeben wollen, so kann man abkürzen gleich den Stempel „an STB übergeben" verwenden.
Auch hier verschwindet das Dokument in die Liste „Belege beim Steuerberater"
- Stempel Wiedervorlage am
Man kann sich zb an die Fälligkeit erinnern lassen und den Stempel draufstempeln.
- Stempel Wiedervorlage erledigt
Man kennzeichnet damit, dass die Erinnerung nicht mehr nötig ist weil die Erinnerung erledigt wurde.
Suchen
Jedes beliebige Dokument kann immer gesucht und angezeigt werden, egal auf welcher Liste es zu finden oder auch nicht zu finden ist.
In der Suche stehen das Buchhaltungs-Archiv und das rote, private Archiv zur Verfügung.
Es werden verschiedenste Suchfelder angezeigt, wobei auch ohne Sucheinschränkung gesucht werden kann.
Das nützlichste Suchfeld ist das Suchfeld „Fulltext". Hier kann nach jedem beliebign Wort in jedem Dokument gesucht werden.