App installieren und einrichten
1. Installieren Sie die PaperScan App von DocuWare über den Google Playstore/App Store auf Ihrem Mobilgerät.
2. Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone die PaperScan App. Klicken Sie anschließend links oben auf das Menü und danach auf Einstellungen.
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3. Öffnen Sie in den Einstellungen den Punkt DocuWare-Login.
4. Klicken Sie im neu geöffneten Fenster rechts oben auf das QR-Zeichen. Im Anschluss wird die Kamera des Smartphones gestartet.
(Anmerkung: Sollte die Kamera nicht starten oder der QR-Code im Anschluss nicht einlesbar sein, so fahren Sie bitte mit Punkt 7 fort.)
5. Scannen Sie hier den QR-Code, der sich in ihrem DocuWare Konto befindet. Öffnen Sie dazu DocuWare auf ihren PC, klicken Sie auf ihren Namen und wählen Sie Mobile Apps aus.
6. Dort erscheint der QR-Code, den Sie zum Auslesen für Ihr Smartphone brauchen. Das erfolgreiche Auslesen befüllt alle relevanten Daten, bis auf das eigene Passwort, für den Login.
7. Wenn alle Logindaten korrekt sind (Passwort nicht vergessen), drücken Sie auf Weiter. Falls die Daten über den QR-Code nicht ausgelesen werden konnten, so müssen Sie dieses hier manuell eingeben.
URL: Hier geben Sie dieselbe URL bis inklusive "/Platform" an, die Sie auch zum Einstieg von DocuWare verwenden. Beispiel: dms.admin-iq.at/DocuWare/Platform
SSL: Häkchen setzen
Organisation: Hier geben Sie dieselbe Organisation wie beim Login über den Browser ein.
Benutzername: Ihr Benutzer
Passwort: Ihr Passwort
8. Nach dem erfolgreichen Login wählen Sie noch gewünschten Briefkorb aus. Danach ist PaperScan erfolgreich eingerichtet.
Neues Dokument erfassen
- Starten Sie die PaperScan App auf Ihrem Smartphone und klicken Sie im Startbildschirm rechts unten auf das Plus Symbol.
2. Beim ersten Aufruf wird möglicherweise nach den Zugriffsberechtigungen gefragt. Bejahen Sie hier bitte alle, da ansonsten die App nicht richtig funktioniert.
Erfassen Sie im Anschluss das gewünschte Dokument.
3. Im Anschluss kann das Dokument noch zugeschnitten werden. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf das Häkchen.
4. Dieses Dokument kann jetzt entweder sofort in Ihren Briefkorb importiert werden oder Sie lassen das Dokument vorerst in der App-Übersicht.
Bestehendes Dokument zu PaperScan hinzufügen
Starten Sie die PaperScan App auf Ihrem Smartphone und klicken Sie im Startbildschirm links oben auf das Menü und danach auf Importieren.
- Wählen Sie anschließend das gewünschte Foto aus und scheiden Sie es gegebenenfalls zu.
Dokumente in DocuWare ablegen
- Starten Sie die PaperScan App auf Ihrem Smartphone. Klicken Sie auf ein bestehendes Dokument und halten Sie so lange gedrückt, bis eine 1 erscheint. Falls Sie
noch ein weiteres Dokument ablegen möchten, so wählen Sie ein weiteres aus. Klicken Sie im Anschluss auf das Teilen Symbol.
- Wählen Sie hier den Quick Store Eintrag bzw. den DocuWare Eintrag aus.
- Das Dokument wurde nun im hinterlegten DocuWare Briefkorb abgelegt und kann nun für die Archivierung verwendet werden.
- In der App Übersicht wird das abgelegte Dokument mit dem Teilen Symbol versehen. So wissen Sie, dass das Dokument bereits abgelegt worden ist.
Sie können über das Menü → Einstellungen auch aktivieren, dass hochgeladene Dokumente automatisch gelöscht werden.
Bekannte Probleme:
Problem 1:
In der PaperScan App sind mehrere unterschiedliche Dokumente vorhanden. Nach dem Ablegen in einem Briefkorb scheint aber nur x-Mal dasselbe Dokument auf.
Ursache 1:
Beim allerersten Start kann es vorkommen, dass neu erstellte Fotos nicht benannt werden.
Das führt dazu, dass ein beliebiges Foto ohne Name x-Mal (x=Anzahl der Dokumente ohne Name) abgelegt wird.
Lösung 1:
App schließen und erneut starten.
Bereits erstellte Fotos können dennoch abgelegt werden, indem man alle Fotos in der PaperScan App markiert, danach klammert, diese anschließend in den gewünschten Briefkorb ablegt und diese im Anschluss in DocuWare wieder entklammert.