Jahresübergang

Einmal jährlich muss in e*SA ein Jahresübergang durchgeführt werden.
Dieser ist erforderlich, bevor man den provisorischen Stellenplan in Sokrates erstellen kann.

Dafür sind folgende Schritte notwendig:

1. Schulstruktur für das kommende Schuljahr anlegen

• Navigieren Sie zum Menüpunkt Ausbildungsprogramm und dann zum Untermenüpunkt Schulstruktur.
• Führen Sie die Funktion aus Vorjahr übernehmen aus.
• Anschließend die Klassen dementsprechend ergänzen/hinzufügen oder löschen, falls notwendig.

2. Schülerdaten kontrollieren

In der Schülerverwaltung müssen die Schülergrunddaten überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Insbesondere müssen die Religionsbekenntnisse, sowie in der Registerkarte Bescheide/Entscheidungen, die AO und die SPF Bescheide kontrolliert werden.

3. Zuordnung der Schüler

Mit der Funktion Klassenzuordnung müssen alle Schüler in das nächste Schuljahr zugeordnet werden, die eine Klasse besuchen werden.
Zusammengefasst betrifft das:

• Schüler, die aktuell eine Klasse besuchen.
• Schüler, die sich unter zugeordnete Schüler befinden und mit kommendem Schuljahr die 1. Klasse beginnen.
• Schüler, die aus externen Ausbildungen an die Schule zurückkehren.

Externisten müssen ebenfalls in die jeweilige Ausbildung zugewiesen werden. (häuslicher Unterricht, Auslandsschulbesuch, Privatschule ohne Öffentlichkeitsrecht)

Falls bereits bekannt, müssen die Schulabgänger der 4. Schulstufe, mit der Bildungseinrichtungszuordnung in die jeweilige Mittelschule bereits zugewiesen werden. (Stichtag: 1 Tag nach Schulschluss)

Bei Schülern, die definitiv im nächsten Schuljahr an keiner e*SA Schule sein werden, wird keine Zuordnung benötigt.

4. Sokrates Export

• Klicken Sie unter Extras auf "Sokrates Export". (links oben)
• Nach Auswahl der Schule und dem zukünftigen Schuljahr kann mit "Export" eine Datei erstellt werden, welche danach in Sokrates hochgeladen werden kann.